Digitale Akten für die Ewigkeit

32 westfälische Kommunalarchive nutzen LWL-Lösung für die elektronische Langzeitarchivierung

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Westfalen-Lippe (lwl). Von rein elektronisch geführten Bauakten bis zu digitalen Geburten- und Sterberegister: In immer mehr Arbeitsbereichen der Verwaltungen halten elektronische Verfahren Einzug - und müssen archiviert werden. Seit 2015 bietet der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) den Kommunen in Westfalen-Lippe dafür im Rahmen des "Digitalen Archivs NRW" (DA NRW) die elektronische Langzeitarchivierung an. Der Service läuft unter dem Namen "DiPS.kommunal" (DiPS = Digital Preservation Solution), der Lösung zur digitalen Bestandserhaltung. Jetzt haben die LWL-Abgeordneten den weiteren Ausbau beschlossen.

"Die Kooperation bei der Langzeitarchivierung findet bei unseren Mitgliedern, den 18 Kreisen und neun kreisfreien Städten, großen Anklang", sagte LWL-Direktor Matthias Löb am Freitag (25.6.) im Landschaftsausschuss in Münster. "Gerade auf einer langen Strecke darf man keine Kraft verschwenden. Die Städte und Kreise sparen durch die Zusammenarbeit bares Geld."

Nach Auskunft von LWL-Kulturdezernentin Dr. Barbara Rüschoff-Parzinger nutzen bereits 32 westfälische Kommunalarchive den technischen Service und die Beratung durch den LWL, Tendenz steigend. "Die digitale Transformation schreitet fort: Auch nichtstaatliche Archive, deren Beratung ebenso zu unseren Aufgaben gehört, zeigen Interesse an unserem Angebot", so Rüschoff-Parzinger weiter.

Um die Nachfrage weiter bedienen zu können, hat der LWL-Landschaftsausschuss den Ausbau der Personalressourcen für 2022 beschlossen: Im LWL-Archivamt für Westfalen und in der IT-Abteilung des LWL sollen insgesamt dreieinhalb zusätzliche Stellen geschaffen werden. Sie werden nahezu komplett aus den Beiträgen der Kommunen finanziert, die DiPS.kommunal in Anspruch nehmen und sich die Kosten für Infrastruktur, Fachpersonal und Wartung teilen.

Hintergrund: Elektronische Langzeitarchivierung
Der LWL bietet elektronische Langzeitarchivierung entsprechend den Anforderungen des Archivgesetzes NRW als Dienstleistung für die Kommunen in Westfalen-Lippe an. Der Service DiPS.kommunal umfasst den technischen Betrieb eines "Digitalen Magazins" für Kommunalarchive sowie Beratung durch die LWL-IT-Abteilung sowie durch das LWL-Archivamt für Westfalen. Entstanden ist das Angebot in Zusammenarbeit mit der Stadt Köln, die den Service für Kommunen im Rheinland anbietet und Teil des Lösungsverbundes Digitales Archiv NRW (http://www.danrw.de) ist.