Archive sind dazu da, wichtige Informationen dauerhaft aufzuheben. Während es Bücher immer in größerer Stückzahl gibt, bestehen Quellen nur einmal. Bücher werden mit der Absicht gedruckt, Wissen oder Gedanken an einen größeren Leserkreis weiterzugeben. Die Informationen in Archivalien sind ursprünglich aber nicht zur Veröffentlichung vorgesehen. So hat z. B. ein Brief nur einen Empfänger.